Nytt i Copilot Cowork: plugins och rollbaserade skills

Copilot Cowork har fått två nyheter: plugins, som kopplar Cowork till fler verktyg och datakällor, och rollbaserade skills, som ger färdiga arbetssätt för specifika yrkesroller. Tillsammans gör de Cowork mindre generell och mer användbar i det dagliga arbetet.

Kort sagt: Plugins avgör vilka system och vilken data Cowork når. Skills avgör hur uppgiften ska utföras för en viss roll. Värdet uppstår när båda används tillsammans, med tydlig styrning och ordning på behörigheter.

Gäller just nu: Copilot Cowork är generellt tillgängligt för Microsoft 365 Copilot-kunder. Vissa nyare funktioner rullas ut stegvis via Frontier-programmet, så kontrollera i er egen miljö vad som är tillgängligt.

Vad är Copilot Cowork, kort sammanfattat?

Copilot Cowork är Microsofts agentbaserade funktion i Microsoft 365 Copilot. Den tar emot en uppgift, delar upp den i steg och utför arbetet över Outlook, Teams, Excel, Word och SharePoint. Cowork kan också skapa PowerPoint och PDF, posta i Teams och hantera filer i OneDrive. Funktionen har tagits fram i samarbete med Anthropic.

Skillnaden mot en vanlig chattassistent är att Cowork arbetar vidare medan du gör annat. Du ger ett uppdrag, följer arbetet och godkänner eller justerar underlaget innan något skickas eller sparas. Det är den arbetsmodellen som plugins och skills nu utvidgar.

Vad är plugins i Copilot Cowork och vad kan de koppla till?

Ett plugin i Copilot Cowork är ett paket som kopplar Cowork till externa system och datakällor och som kan innehålla skills, connectors eller båda. Det distribueras via Microsoft 365 App Store som ett M365 App Package med manifest.json.

Tidigare var Cowork i huvudsak begränsad till det som finns inom Microsoft 365-miljön. Med plugins kan den kopplas mot externa tjänster och interna system, till exempel ärendehantering, CRM, ekonomisystem eller branschspecifika databaser. Uppdateringen innehåller bland annat federated Copilot connectors som hämtar live-data via Model Context Protocol (MCP) med användarens egna behörigheter i målsystemet, samt Power Platform-connectors. Delar av connector-utbudet och task catalog rullas fortfarande ut stegvis.

Ett plugin kan innehålla:

1. Skills: färdiga, promptbaserade arbetsflöden
2. Connectors: länkar till externa datakällor och tjänster, bland annat via MCP-servrar
3. Båda delarna i samma paket

Connectors ger Cowork tillgång till data och åtgärder utanför Microsoft 365, medan skills lär den nya arbetssätt. Pluginet avgör vilka verktyg och datakällor Cowork kan nå, men åtkomsten begränsas alltid av användarens egna behörigheter i målsystemet och av tenantens adminpolicy.

De flesta arbetsflöden stannar inte vid Outlook och Excel. En säljare behöver uppgifter från CRM-systemet, en inköpare behöver status från affärssystemet och en HR-specialist behöver data från rekryteringsverktyget. Utan plugins får Cowork bara halva bilden, och användaren måste själv fylla i resten.

Tips: Börja med att kartlägga vilka tre system era mest frekventa arbetsflöden faktiskt rör sig mellan. Det är oftast de, inte det mest imponerande systemet, som ger snabbast effekt som första plugin.

Vad är rollbaserade skills i Copilot Cowork?

Rollbaserade skills är återanvändbara instruktionspaket som beskriver hur en viss typ av uppgift ska utföras i en specifik yrkesroll. En ekonomiansvarig kan ha en skill för månadsavstämning, en projektledare en för statusrapportering och en säljare en för mötesförberedelse inför kundbesök.

Microsoft har redan publicerat rollbaserade plugins under Roles & Industry i plugin-biblioteket för bland annat sälj, kundservice, juridik och utbildning. Sales for Cowork innehåller till exempel färdiga skills för mötesförberedelse och prioritering av affärer, och Service for Cowork har stöd för ärendetriagering och utkast till kundsvar. De är CRM-agnostiska och utgår från e-post, möten och filer, med CRM-data som tillval. De är separata från Dynamics 365 Sales- och Customer Service-pluginsen, som kräver motsvarande Dynamics-licens, men man kan använda båda parallellt. Pluginsen kan användas direkt eller som mall för egna skills, och det finns även plugins från partners.

Värdet ligger i konsekvensen. Utan skills beror resultatet på hur väl varje enskild användare formulerar sin begäran. Med en skill definierar organisationen en gång vilka källor som ska användas, vilken struktur svaret ska ha och vilka kontroller som ska göras. Därefter får alla i rollen samma kvalitetsnivå, oavsett hur van de är vid att prompta.

Hur använder man plugins och skills i Copilot Cowork i praktiken?

Tänk dig en kundansvarig som ska förbereda ett möte på måndag morgon. Med en rollbaserad skill för kundmöten vet Cowork vad som ska ingå: senaste mejlkonversationen, öppna ärenden, fakturastatus och eventuella avvikelser. Via plugins hämtas ärenden och ekonomidata från de system där de faktiskt ligger. Resultatet blir ett färdigt underlag i Word, med en utkastad agenda i Outlook, som användaren granskar på några minuter istället för att själv leta i fyra olika system.

Effekten blir störst där arbetet är repetitivt men kräver att man samlar information från flera ställen. Det är också där många organisationer lägger mycket tid på manuellt sammanställningsarbete.

OBS: Plugins innebär att Cowork får åtkomst till fler datakällor. Behörigheter, datakvalitet och sekretessmärkning måste vara i ordning innan ni kopplar på externa system. Läs mer om hur ni förbereder organisationen i vår guide till Copilot implementation. En agent som når mer data gör också ordningen i era behörigheter mer synlig.

Boostlys perspektiv

I våra pilotprojekt med Copilot hos svenska organisationer ser vi att frågan flyttar från "vad kan AI göra?" till "vem äger arbetssätten?". Skills är i praktiken processkunskap som skrivs ner i ett format som en agent kan följa. Det betyder att de som kan verksamheten bäst, alltså rollinnehavarna själva, bör vara med och definiera dem. Om IT-avdelningen ensam skriver skillsen riskerar de att spegla hur man tror att arbetet går till snarare än hur det faktiskt görs. Det är i grunden en fråga om förändringsledning: de som ska använda skillsen behöver vara med och forma dem.

En annan sak vi vill lyfta är styrning. Plugins och skills behöver en ägare, en granskningsrutin och en tydlig livscykel, på samma sätt som andra delar av en digital arbetsplats i Microsoft 365. Annars får ni en spretig samling halvfärdiga skills som ingen litar på. Vi rekommenderar att börja smalt i er Copilot implementation, med två eller tre roller där nyttan är tydlig. Mät tidsvinst, kvalitet och adoption bland användarna och bredda först därefter. På så sätt blir Cowork en naturlig del av den digitala arbetsplatsen i Microsoft 365, inte ett isolerat AI-experiment. Planera en första uppföljning efter cirka sex veckor för att justera skills och behörigheter utifrån hur de används.

Nästa steg

Så här kan ni gå tillväga redan nu:

1. Kontrollera vilka plugins och funktioner som är tillgängliga och aktiverade i er miljö. Rollbaserade plugins finns under Roles & Industry i plugin-biblioteket (Customize/Plugins beroende på rollout), och vissa nyare delar, som nya navigeringen och en del connectors, rullas ut stegvis via Frontier.
2. Välj två eller tre roller med repetitiva, informationstunga arbetsflöden som pilot.
3. Låt rollinnehavarna själva beskriva hur arbetet går till, och översätt det till skills tillsammans med någon som kan tekniken. Utgå gärna från Microsofts färdiga rollbaserade plugins.
4. Gå igenom behörigheter och sekretessmärkning för de system ni avser koppla via plugins.
5. Använd adminfunktionerna för plugins i Microsoft 365 admin center för att styra vilka plugins som är tillåtna och distribuera godkända plugins centralt (kräver tenant admin- eller Copilot administrator-roll). Användare kan själva aktivera eller inaktivera dem i panelen Sources & Skills. Planera också för kostnadskontroll: Cowork debiteras konsumtionsbaserat via Copilot Credits, och admin kan sätta tak och följa användning. Tänk också på att Cowork är avstängt som standard och måste slås på av en administratör.
6. Utse en ägare för varje skill och sätt en enkel rutin för uppföljning och uppdatering.

Vill ni ha hjälp att identifiera vilka roller som ger mest nytta, eller att få ordning på behörigheter och styrning innan ni startar, hjälper vi på Boostly gärna till. Hör av dig så tittar vi på ert nuläge och en realistisk första pilot.