5 sätt att konfigurera säkrare AI-användning i Microsoft 365

AI-verktyg som Microsoft Copilot blir kraftfullare för företag som vill säkra sin digitala arbetsplats. Men stor kraft medför ansvar – och behov av kontroll. Säkerhetskonfiguration är din trygghet när AI börjar generera innehåll som inte passar din organisation eller bransch.

Som Microsoft 365-konsulter ser vi allt oftare svenska företag som behöver bromsa AI:ns kreativitet för att uppfylla GDPR-krav och branschspecifika regleringar. Allt fler företag behöver undvika olämpliga förslag, felaktig information eller innehåll som strider mot företagspolicy.

5 sätt att konfigurera säkrare AI-användning:

1. Aktivera innehållsfilter
2. Konfigurera Data Loss Prevention
3. Begränsa SharePoint-åtkomst
4. Sätt användargruppsbaserade begränsningar
5. Implementera prompt-mallar

Aktivera innehållsfilter i Microsoft Copilot för säkrare AI-användning

Copilot har inbyggda filter som kan justeras beroende på hur konservativ eller liberal du vill vara. Standardinställningen är balanserad, men många organisationer behöver striktare kontroller.

Gå till Microsoft 365 Admin Center och navigera till Copilot-inställningarna under Data security and privacy. Här kan du konfigurera content filtering och säkerhetsnivåer för din organisation. Mer restriktiva inställningar ger faktabaserade och försiktiga svar, medan liberalare inställningar tillåter mer experimentella förslag.

Tips: En advokatbyrå som använt standardinställningar upptäckte att Copilot föreslog juridiska tolkningar som var för spekulativa. När byrån bytte till striktare säkerhetsinställningar blev svaren mer försiktiga och faktabaserade.

Konfigurera Data Loss Prevention för AI-verktyg

DLP-regler (Data Loss Prevention) kan konfigureras för att skydda känslig information när den bearbetas av AI-verktyg. Du kan skapa policyer som förhindrar att känslig information inkluderas i AI-förfrågningar eller -svar.

Skapa en ny DLP-policy i Microsoft Purview som specifikt täcker AI-tjänster och Microsoft 365-applikationer. Definiera känslig information som personnummer, kontonummer eller konfidentiella projekt. Policyn kan antingen varna användaren eller blockera förfrågan helt.

Tips: Ett finansföretag satte upp DLP-regler som blockerar Copilot från att bearbeta dokument med bankkoder. När en anställd försökte analysera en rapport med känslig finansdata fick hen istället en varning och alternativa arbetssätt.

Begränsa AI-åtkomst till specifika SharePoint-siter

Copilot indexerar innehåll från SharePoint för att förbättra svaren. Men inte allt innehåll är lämpligt för AI-bearbetning. Du kan detaljstyra vilka siter och bibliotek som ska vara tillgängliga.

I Microsoft 365 Admin Center under Copilot-inställningarna finns alternativ för att konfigurera data access och site permissions. Här kan du skapa allow-listor och block-listor för specifika siter. Särskilt känsliga siter som innehåller HR-information eller strategiska dokument bör ofta exkluderas.

Tips: Ett konsultföretag exkluderade sin "Executive briefings"-site från Copilot-indexering. Resultatet blev att känsliga kundstrategier inte längre dök upp i AI-genererade sammanfattningar för allmän personal.

Sätt upp användargruppsbaserade begränsningar

Alla medarbetare behöver inte samma AI-funktionalitet. Genom att skapa olika användarprofiler kan du ge junior-medarbetare mer begränsade AI-verktyg medan seniora kollegor får bredare åtkomst.

Skapa säkerhetsgrupper i Microsoft Entra ID för olika AI-behörighetsnivåer. Koppla sedan dessa grupper till specifika Copilot-funktioner och innehållsåtkomst. En "AI Basic"-grupp kan bara få tillgång till fördefinierade prompter, medan "AI Advanced" får friare händer.

Tips: En revisionsbyrå skapade tre nivåer: Trainee (bara grundläggande dokumentsammanfattning), Senior (plus dataanalys) och Partner (full åtkomst). Detta förhindrade att praktikanter av misstag fick tillgång till känslig klientinformation via AI.

Implementera prompt-mallar och godkända frågor

Istället för att låta användare ställa fria frågor till AI kan du skapa en uppsättning godkända prompt-mallar. Detta ger förutsägbarhet och minskar risken för olämpliga svar.

Bygg en SharePoint-lista med godkända prompts för olika användningsfall. Integrera sedan denna med Teams eller Power Platform så att användare enkelt kan välja från fördefinierade alternativ istället för att skriva egna frågor.

Godkänd prompt: "Sammanfatta de tre viktigaste punkterna i detta dokument för en ledningsrapport"

Ej godkänd: "Vad tycker du om vår konkurrents strategi?"

Tips: Aktivera detaljerad loggning för alla AI-interaktioner. Microsoft Purview kan spåra exakt vilka frågor som ställs och vilka svar som genereras. Detta gör det möjligt att kontinuerligt förbättra dina säkerhetsinställningar baserat på verklig användning.

Balansera kontroll med produktivitet

Säkerhetskonfiguration handlar inte om att förhindra AI-användning – det handlar om att göra den säkrare och mer förutsägbar. Rätt konfigurerade begränsningar ger faktiskt högre användaracceptans eftersom medarbetarna känner sig tryggare med verktygen.

Sammanfattning: Säkrare AI-användning i Microsoft 365 bygger på fem grundpelare: innehållsfilter för kontrollerade svar, DLP-regler för känslig data, begränsad SharePoint-åtkomst, användargruppsbaserade behörigheter och fördefinierade prompt-mallar. Rätt balans mellan säkerhet och produktivitet ökar användaracceptansen.

Vill du sätta upp säkrare AI-konfiguration i din organisation? Vi hjälper företag att hitta balansen mellan kontroll och produktivitet. Kontakta oss för en genomgång av dina specifika behov och branschkrav.