How do you build a digital workplace with Microsoft 365?

A digital workplace in Microsoft 365 is built by combining SharePoint intranets, Teams structures, Copilot and Power Platform with a clear change management strategy. We design the solution around your needs, roll it out in stages and secure adoption through training and champion networks.

What does a Microsoft 365 consultant do?

A Microsoft 365 consultant helps organisations strategically implement and optimise their Microsoft 365 environment. This includes SharePoint intranets, Teams collaboration spaces, AI implementation with Copilot, governance, licence management and change management that ensures the investment delivers real value.

What is change management in digital transformation?

Change management in digital transformation is about ensuring employees actually use new digital tools and ways of working. It includes adoption programmes, training, champion networks and measurement of user behaviour to make sure the digital change lands and sticks.

What is Microsoft Copilot and how can it help my organisation?

Microsoft Copilot is an AI assistant integrated into Microsoft 365 apps like Word, Excel, Teams and Outlook. It helps employees work faster by drafting documents, summarising meetings, analysing data and automating repetitive tasks. A structured implementation with proper change management is key to getting real value from Copilot.

How long does a digital workplace project take?

A typical digital workplace project runs between 4 and 16 weeks depending on scope. We deliver in stages, each one testable and usable, so you see value early. Ongoing managed services ensure the solution evolves with your needs.

5 tips för smartare SharePoint-sökning med Copilot

SharePoint innehåller massor av information, men att hitta rätt dokument kan vara som att leta efter en nål i en höstack. Med Microsoft Copilot blir det plötsligt mycket enklare att navigera genom alla mappar och filer.

SharePoint innehåller massor av information, men att hitta rätt dokument kan vara som att leta efter en nål i en höstack. Jag har sett användare spendera 15-20 minuter på att klicka sig genom mappstrukturer för att hitta en fil de visste fanns "någonstans".

Copilot förändrar spelreglerna helt. Istället för att gissa var dokumentet kan finnas ställer du en naturlig fråga och får svar direkt - men funktionaliteten varierar beroende på din licens och organisationens konfiguration. Här är mina bästa tips för att bli riktigt effektiv.

Förutsättningar för SharePoint Copilot-sökning

För att använda dessa funktioner behöver du Microsoft Copilot för Microsoft 365-licens, och din organisation måste ha aktiverat funktionen. Copilot kan bara söka i dokument du har åtkomst till och som ingår i dess index.

De 5 bästa tipsen:

Använd naturligt språk istället för komplexa söktermer
Sök på personer som arbetat med dokument
Utnyttja innehållsanalys, inte bara filnamn
Kombinera tidsperioder med ämnesområden
Ställ följdfrågor för att förfina resultaten

1. Använd naturligt språk för SharePoint-sökningar

Glöm komplicerade söktermer och booleska operatorer. Microsoft Copilot för SharePoint förstår naturligt språk, så beskriv helt enkelt vad du söker efter. Istället för att skriva "budget 2024 Q1" kan du fråga "Hitta budgetdokumentet för första kvartalet 2024".

En kollega berättade nyligen hur hon hittade en gammal projektplan genom att bara skriva "projektplanen för webbsatsningen som Marcus jobbade med i våras". Copilot förstod både tidperspektivet och kopplingen till en specifik person.

2. Sök på författare och dokumenthistorik

Du kan söka baserat på författare och senast ändrad av-information, men detta baseras på dokumentmetadata och kräver att du har läsbehörighet till filerna. "Visa mig de senaste presentationerna som Anna har skapat" eller "Vilka dokument har Lisa delat den här veckan?" är exempel på frågor som fungerar bra.

Det här är särskilt användbart när du vet att en specifik person har arbetat med något, men inte kommer ihåg exakt vad filen hette. Tidigare var det nästan omöjligt att hitta sådana dokument utan att fråga personen direkt.

3. Sök på innehåll med AI-analys

Här visar Copilot sin styrka. Den kan analysera innehållet i dokument du har åtkomst till och som ingår i dess index, inte bara titlarna. Du kan fråga "Hitta dokumentet som handlar om våra nya säkerhetsrutiner" även om filen heter något helt annat som "Policy_update_v3_final.docx".

Jag testade det här genom att söka efter "dokumentet som nämner våra nya kontorstider". Copilot hittade direkt ett personalmeddelande som hade den informationen nedgrävd på sida två, trots att rubriken bara sa "Månadsinfo mars".

4. Kombinera tidsfilter med ämnesområden

Microsoft Copilot för Microsoft 365 fungerar mycket bra när du filtrerar på tid kombinerat med innehåll. "Visa mig alla marknadsföringsmaterial från förra månaden" eller "Hitta ekonomirapporter från Q3" ger ofta relevanta resultat.

Det fungerar även med relativa tidsangivelser: "Dokument som har uppdaterats den här veckan" eller "Filer som skapades efter jul". Den här typen av sökning var tidigare krånglig och opålitlig i traditionella SharePoint-sökningar.

5. Förfina med följdfrågor

En av de bästa sakerna med Copilot är att du kan ha en konversation om din sökning. Om första resultatet inte är rätt kan du säga "Nej, jag menade det andra projektdokumentet" eller "Visa mig något nyare".

Du kan även fortsätta från tidigare sökningar: "Hitta fler dokument som den första personen har skapat" eller "Visa liknande filer från samma projekt". Det här sparar enormt med tid jämfört med att starta om sökningen från början.

6. Sammanfatta innehåll direkt

För vissa filformat kan Copilot ge en sammanfattning, men detta kräver ofta att filen öppnas i rätt applikation först. "Vad handlar det här dokumentet om?" eller "Ge mig huvudpunkterna från denna rapport" fungerar för snabb överblick av dokument du redan har hittat.

Din nya sökvardag

Att söka i SharePoint behöver inte längre vara frustrerande. Med Microsoft Copilot blir det mer som att ha en konversation med en kollega som vet exakt var allt finns. Börja med att testa naturliga frågor istället för sökord, och kom ihåg att du alltid kan förtydliga om resultatet inte blir rätt första gången.

Nästa steg: Kontakta oss för SharePoint Copilot-implementation och utbildning anpassad för er organisation. Vi hjälper företag att komma igång med AI-verktygen på rätt sätt.