7 kopplingar som gör Microsoft 365 till ett affärssystem

Microsoft 365 har allt ett tjänstebolag behöver för att driva sin verksamhet, utom kopplingarna. Listor, dokument, kalender, mejl, möten och uppgifter finns där. Men de pratar inte med ekonomisystemet, de signerar inga avtal, och de vet inte vad som händer på hemsidan. Här är de sju kopplingar som gjorde vår tenant till ett affärssystem, i den ordning vi byggde dem.

1. Hemsidan till kalendern

Bokningen på hemsidan skapar mötet direkt i rätt persons kalender via Microsoft Graph, med Teams-länk och en kontakt i CRM:et. Det är den enklaste kopplingen och den som märks mest: inget formulär som någon ska svara på, utan en tid som finns.

Kräver: en app-registrering med rätt till kalendern, och att ni vågar visa lediga tider.

2. SharePoint till e-signering

Offerten är rader i SharePoint. När kunden klickar signera skapas ett dokument i Scrive via API, parterna läggs till, och signeringen startar. När alla signerat kommer ett anrop tillbaka som sparar PDF:en på kunden och kör nästa koppling.

Kräver: en e-signeringstjänst med API och webhook. Verifiera webhooken.

3. SharePoint till ekonomisystemet

Signaturen skapar kund och projekt i Fortnox, och vid månadsslut skapas fakturan med en bilaga som genererats ur tidraderna. Kundnummer och projektnummer sparas tillbaka i SharePoint, så att nästa körning hittar i stället för skapar.

Kräver: OAuth mot ekonomisystemet, och en liten tjänst som förnyar tokens. Vi la den i en Azure Function.

4. Kalendern till tidraderna

Varje konsults möten läses via Graph och blir tidrader som matchas mot kund på deltagarnas domän. Konsulten godkänner i stället för att minnas. Detta är kopplingen som gav mest tillbaka per byggd timme.

Kräver: delegerad behörighet så att var och en bara ser sin egen kalender.

5. Projektet till Teams, Planner och Loop

Ett nytt projekt behöver ett team, en kanal, en plan och en yta för anteckningar, med samma namn överallt. En knapp i projektportalen kör ett Power Automate-flöde som skapar allt och sparar länkarna tillbaka på projektet.

Kräver: Power Automate och tålamod med Planner-API:et, som vill ha gruppen skapad först.

6. Aktiviteter till Planner och tillbaka

Projektets aktiviteter, de som kom ur offerten, blir uppgifter i Planner. När en uppgift slutförs i Teams syns det i portalen. Det gör att teamet kan jobba där de redan är, utan att projektledaren tappar överblicken.

Kräver: att aktivitets-id och Planner-uppgiftens id sparas ihop. Utan det blir det dubbletter vid andra körningen.

7. Portfolion tillbaka till CRM:et

Den sista kopplingen stänger cirkeln. Länken i ett säljmejl bär en signerad referens, och när mottagaren öppnar en sida i portfolion loggas det på kontakten i CRM:et. Säljaren vet vem som tittade på vad innan uppföljningen.

Kräver: att hemsidan och CRM:et delar en hemlighet för att signera referenserna, och att ni berättar i integritetspolicyn vad ni loggar.

Bonus: en API-nyckel till allt

Sex av sju kopplingar går genom Microsoft Graph. En app-registrering, rätt behörigheter, och samma mönster för kalender, mejl, listor, grupper och Planner. Lär er Graph ordentligt en gång, så blir varje ny koppling en variation på samma tema. Vi har skrivit om det som en egen del i vårt flaggskeppscase.

Sammanfattning

Ni behöver inte köpa ett affärssystem. Ni behöver sju kopplingar mellan det ni redan har och de två eller tre tjänster som ligger utanför Microsoft 365. Börja med den som gör mest ont, bygg den så att den kan köras om, och gå vidare till nästa. Hela vår kedja finns som ett öppet case, koppling för koppling.