Från signerad offert till faktura utan manuella steg

Det finns ett ögonblick i varje konsultaffär där allt är bestämt men ingenting är gjort. Avtalet är signerat. Nu ska kunden läggas upp i ekonomisystemet, projektet skapas, budgeten föras in, teamet få sina ytor, och någon ska komma ihåg att göra allt det. Det tar en timme om det görs direkt, och en vecka om det inte görs.

Vi bestämde oss för att signaturen skulle vara startknappen. Inte en påminnelse, utan själva händelsen som gör allt det andra.

Kedjan i sju steg

När e-signeringen rapporterar att alla parter signerat går ett anrop till vårt API. Det anropet kör sju steg i ordning:

1. Hämta det signerade dokumentet och spara PDF:en på kundens yta i SharePoint.
2. Hitta eller skapa kunden i CRM:et. Organisationsnumret är nyckeln, inte namnet.
3. Skapa kunden i ekonomisystemet om kundnumret saknas på företaget. Spara kundnumret tillbaka.
4. Skapa projektet i ekonomisystemet med projektnummer ur offertens id.
5. Skapa projektet i projektportalen med budget, timpris och aktiviteter från offerten.
6. Flytta affären till vunnen och koppla förslag, projekt och avtal.
7. Skriv en anteckning på kontakten med länk till allt ovan.

Hela kedjan tar några sekunder. Den körs utan att någon tittar.

Idempotens: det viktigaste ordet i bygget

Det som gör att vi vågar lita på kedjan är inte att den fungerar när allt går bra. Det är att den fungerar när något går fel. Om ekonomisystemet är nere i steg tre ska en omkörning en timme senare skapa det som saknas, och bara det.

Varje steg ställer därför samma fråga först: finns det här redan? Kunden söks på organisationsnummer. Projektet söks på projektnummer. Anteckningen söks på avtalets id. Finns det, hoppa över. Finns det inte, skapa. Det kallas idempotens, och det betyder att kedjan kan köras hur många gånger som helst med samma resultat.

Tips: Lägg en knapp i gränssnittet som kör kedjan om för ett valt avtal. Den knappen är er felsökning, er återställning och ert sätt att ta in avtal som signerades innan kedjan fanns.

Vad som krävs av varje system

Offerten måste vara data, inte en PDF

Allt ovan förutsätter att offerten är strukturerad. Vår offert är en sida, inte ett dokument: kunden ser rader, kan justera omfattning inom ramar vi satt, och ser priset räknas om. När kunden signerar finns varje rad som data, och det är de raderna som blir aktiviteter och budget i projektet. Hade offerten varit en Word-fil hade kedjan stannat i steg fem, med en människa som läser och skriver av.

Vad det gav oss

Det mätbara är timmen per affär som försvann och de glömda projekten som slutade uppstå. Det som betyder mer är att projektet finns med rätt budget samma minut som avtalet signeras, så att den som ska leverera kan börja utan att vänta på administration. Och att kunden ser ett bolag som gör det det säljer.

Hela steget finns beskrivet, med skärmar, som del fem av vårt flaggskeppscase. Kopplingarna till Scrive och Fortnox har egna sidor.