Tidrapportering ur kalendern: så slutar konsulter gissa timmar

Fråga en konsult hur många timmar hen lade på en kund förra veckan och du får en siffra som är fel åt det lägre hållet. Inte av oärlighet, utan för att tidrapportering på fredag eftermiddag är en minnesövning. Mötet på tisdag som drog över, förberedelsen innan, mejlet efter. Det försvinner.

Det märkliga är att det mesta redan finns nedskrivet. Kalendern vet när mötet började, hur länge det pågick och vem som var med. Det enda som saknas är en koppling mellan den informationen och tidrapporten.

Så fungerar det

Projektportalen läser varje användares kalender via Microsoft Graph, en vecka i taget. Varje möte blir ett förslag till tidrad: datum, längd, och en gissning på kund och aktivitet. Konsulten går igenom veckan, justerar det som är fel och godkänner. Det som inte är kundtid, interna möten och lunch, filtreras bort innan det visas.

Nyckeln är matchningen. Den gör tre försök i ordning:

1. Deltagarnas domän. Om någon i mötet har en adress på kundens domän är det kundens möte. Domänen finns på företaget i CRM:et.
2. Ämnesraden. Kundnamn eller projektnamn i ämnet matchas mot aktiva projekt.
3. Historik. Om samma mötesserie godkänts mot ett projekt tidigare föreslås det igen.

Träffar ingen av dem visas raden utan kund, och konsulten väljer. Valet sparas, så nästa vecka träffar matchningen.

Vad som krävs för att det ska hålla

Det tekniska är inte svårt. Microsoft Graph har ett anrop som ger alla händelser i ett tidsspann, inklusive återkommande möten utvecklade till enskilda tillfällen. Det som avgör om lösningen används är tre andra saker.

OBS: Kalendern säger hur länge mötet var bokat, inte hur länge det pågick. Låt längden vara ett förslag som går att ändra, och visa start- och sluttid så att konsulten ser vad den kommer ifrån.

Det som inte står i kalendern

Allt arbete är inte möten. Förberedelse, utveckling och skrivande sker mellan mötena. Vår lösning är enkel: tidrader kan läggas till för hand, och ett projekt kan ha en standardaktivitet för "arbete utan möte". Målet är inte att kalendern ska vara hela sanningen, utan att den ska vara utgångspunkten så att det som ska läggas till är litet.

Ett oväntat resultat var att konsulterna började boka in sitt eget arbete i kalendern, för att det var lättare än att skriva in det efteråt. Kalendern blev planering och rapport samtidigt.

Från tidrad till faktura

Godkända tidrader ligger i en SharePoint-lista per projekt. När månaden stängs summeras de per aktivitet och person, och summeringen blir fakturans bilaga. Kunden ser inte bara en summa utan vad som gjorts, i vilket projekt, av vem. Det är den biten som gör att fakturan sällan ifrågasätts.

Lösningen finns beskriven som del sju av vårt flaggskeppscase, och kopplingen mellan Outlook och tidraderna har en egen sida.