Gäster i Teams: så håller ni koll på vem som kommer åt vad
Anthony Kvarngård-Eriksson
VD & Grundare
En gäst bjuds in på fem sekunder och blir kvar i flera år. Konsulten som slutade, kundens projektledare som bytte jobb, partnern vars avtal löpte ut. Så styr ni gäster i Teams och SharePoint från inbjudan till borttagning.
Att bjuda in en gäst i Teams tar fem sekunder. Det är bra, för samarbete med kunder och partner ska vara enkelt. Problemet är att ingenting i Teams ber någon att ta bort gästen igen. Projektet tar slut, konsulten går vidare, avtalet löper ut, och gästen kommer fortfarande åt allt som låg i teamet.
Det är sällan en hackare som är risken i en samarbetsyta. Det är en åtkomst som borde ha tagits bort.
En gäst har också en livscykel
Varje steg är ett beslut som någon ska fatta, och som annars fattas av ingen.
Vem får bjuda in?
Det vanligaste läget är att alla ägare av ett team får bjuda in gäster till det. Det är för brett för interna team och ofta för smalt för kundsamarbeten, där det är projektledaren och inte IT som vet vem från kunden som ska vara med.
Låt typen av yta avgöra. Ett internt projektteam ska inte kunna ta in gäster alls. Ett kundsamarbete ska, men rätten att bjuda in kan ges till den som beställt ytan först när en chef godkänt beställningen. Då finns det alltid ett beslut bakom att externa personer kommer in.
Vägarna in som är lätta att missa
När man granskar vem som kommer åt ett team tittar man på medlemslistan. Den visar inte allt.
| Väg in | Syns i medlemslistan? |
|---|---|
| Ägare och medlemmar i teamet | Ja |
| En grupp som fått behörighet på SharePoint-sajten | Nej, bara gruppen syns på sajten |
| En person som fått behörighet direkt på sajten | Nej |
| En fil eller mapp delad med en länk | Nej |
| Gäster som kommer in via en grupp | Nej |
En granskning som bara frågar om medlemmarna missar hälften. Den ska visa alla vägar in, och fälla ut gruppernas medlemmar så att man ser personerna och inte bara gruppnamnet.
Granska med något att svara på
"Är det här rätt personer?" är svårt att svara på med en lista med femtio namn. Lättare blir det när granskningen lyfter fram det som sticker ut: gäster, avstängda konton och personer med egen behörighet utanför ytan. Och när svaret gör något direkt: ta bort personen, stäng delningen, och visa tydligt om borttagningen inte gick igenom för att åtkomsten kom via en grupp.
Vad Microsoft har
Microsoft har inställningar för gäståtkomst i Teams och SharePoint, och åtkomstgranskningar i Entra ID som kan be ägare bekräfta sina gäster. Åtkomstgranskningarna kräver en högre licens, och ingen av funktionerna knyter gästreglerna till vilken sorts yta det är.
I TeamGenerator sitter gästreglerna i mallen, rätten att bjuda in delas ut efter godkännande, och granskningen visar alla vägar in till ytan, även de som inte syns i Teams. Mer om helheten i governance som folk faktiskt följer.
Vanliga frågor
Försvinner en gäst när den tas bort från ett team?
Gästen förlorar åtkomsten till teamet, men gästkontot finns kvar i organisationens katalog och kan ha åtkomst till andra ytor eller filer som delats direkt. Därför behöver granskningen titta på alla vägar in.
Vem ska få bjuda in gäster?
Det beror på ytan. Interna team behöver ofta inga gäster alls. För kundsamarbeten fungerar det bra att den som beställt ytan får rätten efter att en chef godkänt beställningen.
Hur ofta ska gäståtkomst granskas?
Minst var tredje månad för ytor med gäster, och alltid när ett projekt eller avtal avslutas.
Räcker medlemslistan för att se vem som har åtkomst?
Nej. Personer kan komma in via grupper med behörighet på SharePoint-sajten, via egen behörighet direkt på sajten eller via delade länkar, och inget av det syns i medlemslistan.
Skapad med AI
Om artikeln
Denna artikel är framtagen delvis med hjälp av AI (Anthropic Claude) och kan därför innehålla felaktigheter eller generaliseringar. Innehållet är granskat av en människa innan publicering, men vi rekommenderar att du verifierar viktig information innan du fattar beslut baserat på den.