Ordning och reda i Teams: kontroll utan att stänga av något

Det börjar alltid likadant. Teams rullas ut, alla får skapa team, och det fungerar. Ett år senare finns det fler team än projekt. Hälften har inte använts på månader, några saknar ägare för att den som skapade dem har slutat, och i ett av dem finns en extern konsult som fortfarande kommer åt allt.

Då frestas IT att stänga av möjligheten att skapa team. Det löser det synliga problemet och skapar ett osynligt: samarbetet flyttar till mejl, privata mappar och chattar, där ingen har någon överblick alls.

Styr hur team skapas, inte om

Alternativet är att låta folk skapa team, men genom en mall. Mallen bestämmer det som annars blir fel: namnet, strukturen, vem som äger teamet, vem som får bjudas in och hur länge det ska leva. Användaren väljer vad det ska vara och fyller i ett namn, resten är redan bestämt.

Fem saker en mall ska bestämma

1. Namnet. Ett prefix per typ, som PRJ för projekt och KUND för kundsamarbeten, gör att man ser vad teamet är innan man öppnar det, och att sökningen ger rätt träff först.
2. Strukturen. Kanaler och mappar som alla projekt har, så att man hittar avtalet på samma ställe i varje kundteam.
3. Ägaren. Varje team ska ha en huvudansvarig från första dagen, och den personen ska få frågan när teamet ska granskas.
4. Gästerna. Ett internt projektteam ska inte kunna bjuda in gäster. Ett kundsamarbete ska, men kanske först efter godkännande. Samma sak för delning av filer utanför organisationen.
5. Livslängden. Ett projekt tar slut. Mallen kan ge teamet ett förfallodatum som går att förlänga, så att det inte lever kvar för att ingen bestämt något.

Rätt typ av yta för rätt behov

Allt behöver inte vara ett team. En avdelning som publicerar nyheter och policyer behöver en kommunikationssajt i SharePoint, inte ett team med kanaler. En planering behöver kanske bara en plan i Planner. En bred intern diskussion passar bättre som en community i Viva Engage. En bra katalog erbjuder alla, och låter mallen välja typen, så att ingen skapar ett team för något som borde varit en sajt.

Vad Microsoft har, och vad som saknas

Microsoft har delar av detta. I Entra ID finns namnpolicy och utgångspolicy för grupper, och åtkomstgranskningar. De kräver extra licenser och gäller i grunden alla grupper lika. Det som saknas är det användaren ser: en katalog med mallar per behov, en beställning som visar vad ytan kommer att få, och en översikt efteråt.

Det är det TeamGenerator gör. Administratören bygger mallarna, användaren beställer på en minut och ser hela tiden kanaler, mappar och spelregler för ytan, och när ytan finns tar granskningen över.

Börja med de tre vanligaste

Ni behöver inte tjugo mallar. Börja med de tre typer ni skapar oftast, oftast projekt, kundsamarbete och avdelning. Skriv ner vilka kanaler och mappar alla sådana ska ha, vem som ska äga dem och om gäster är tillåtna. Det är en eftermiddags arbete, och det är det som avgör om nästa år ser bättre ut än det här.