Skapa team och sajter automatiskt, från era egna processer
Anthony Kvarngård-Eriksson
VD & Grundare
Ett nytt kundavtal signeras, och kundens team, sajt och plan finns redan när uppstartsmötet börjar. Så kopplar ni skapandet av samarbetsytor till era egna processer, via API eller ett Power Automate-flöde.
Att en användare beställer en samarbetsyta är bra. Ännu bättre är när ingen behöver beställa den, för att den skapas av händelsen som gör den nödvändig. Ett avtal som signeras, ett projekt som startar, en ny medarbetare eller ett ärende som kräver en arbetsgrupp.
Det är digitaliserade processer för samarbete: ytan blir en del av processen, inte något man kommer ihåg att fixa efteråt.
Samma mall, oavsett vem som beställer
Grundtanken är enkel. Mallen som användaren väljer i katalogen är samma mall som ett annat system kan beställa från. Då blir ytan likadan oavsett om en människa eller ett flöde skapade den, med samma namnstandard, kanaler, mappar och regler.
Exempel som fungerar
- Projekt som startar. I vår egen projektportal finns en knapp på varje projekt. Den anropar ett Power Automate-flöde som skapar projektets SharePoint-webbplats, team, Planner-plan och Loop-yta enligt mall, och skriver tillbaka länkarna på projektet. Så fungerar kopplingen.
- Kundavtal som signeras. När avtalet är signerat skapas kundens samarbetsyta, med kunden som gäst och projektledaren som huvudansvarig, innan uppstartsmötet.
- Ny medarbetare. Onboardingen skapar en yta för introduktionen, med checklistan som plan.
- Ärende som kräver en grupp. En incident eller en upphandling får sin egen yta, som arkiveras när ärendet stängs.
API eller Power Automate?
| API | Power Automate | |
|---|---|---|
| Passar | Egna system och appar | Flöden i Microsoft 365 |
| Startas av | Kod i ert system | En händelse, en lista eller en knapp |
| Länkarna tillbaka | I svaret från anropet | Ett steg i flödet skriver dem |
| Kräver | En utvecklare | Någon som bygger flöden |
Båda går mot samma mallar. Valet handlar om var händelsen finns: i ett eget system är ett API-anrop enklast, i en SharePoint-lista eller ett formulär är ett flöde närmast.
Skriv tillbaka länkarna
Det som gör automatiken användbar är att länkarna kommer tillbaka dit processen finns. Ett projekt som vet sin sajt, sitt team och sin plan kan visa dem som knappar, kundportalen kan visa dem för kunden, och ingen behöver leta. Utan det har man bara flyttat problemet: ytan finns, men ingen vet var.
Det är så TeamGenerator är byggt: en katalog för användarna och samma beställning öppen för era egna flöden.
Vanliga frågor
Kan man skapa ett team automatiskt i Microsoft 365?
Ja, via Microsoft Graph eller ett Power Automate-flöde. Det enklaste sättet att få det rätt varje gång är att låta flödet beställa från samma mall som användarna använder, så att namn och struktur blir lika.
Vad kan starta skapandet av en samarbetsyta?
Vilken händelse som helst som går att fånga: ett signerat avtal, ett nytt projekt, en ny rad i en SharePoint-lista, ett formulär eller ett ärende.
Behövs en utvecklare?
Inte för Power Automate. Ett flöde som anropar mallen och skriver tillbaka länkarna kan byggas av någon som bygger flöden. För koppling från ett eget system behövs någon som kan göra ett API-anrop.
Vad skapas, mer än ett team?
Det mallen säger: en SharePoint-sajt, ett team med kanaler och mappar, en plan i Planner, en Loop-yta eller ett paket av flera, med samma namn överallt.
Skapad med AI
Om artikeln
Denna artikel är framtagen delvis med hjälp av AI (Anthropic Claude) och kan därför innehålla felaktigheter eller generaliseringar. Innehållet är granskat av en människa innan publicering, men vi rekommenderar att du verifierar viktig information innan du fattar beslut baserat på den.