Vad är en interaktiv planritning, och varför bygga den i Microsoft 365?

En interaktiv planritning är kontorets ritning med medarbetarnas namn utskrivna vid sina skrivbord, sökbar och klickbar. Man söker på en kollega, ritningen byter våning och personen lyser upp. Man hovrar över ett namn och ser titel, telefon och om personen är tillgänglig i Teams.

Det låter som en enkel sak. Det svåra är att hålla den sann. En platslista i Excel är inaktuell veckan efter att den skrevs. En planritning som läser namnen ur katalogen i Microsoft 365 varje gång sidan öppnas blir aldrig det.

Hur fungerar en interaktiv planritning?

Tre källor förs ihop när sidan öppnas, och ingenting av det sparas någonstans.

1. Ritningen är organisationens egen planritning i SVG, uppladdad i ett bibliotek i SharePoint. Varje skrivbord har sitt rumsnummer som id.
2. Katalogen är Microsoft 365. Där finns redan varje medarbetares namn, titel och rumsnummer, och närvaron i Teams.
3. Kartan matchar rumsnumret mot skrivbordet och skriver ut namnet där.

Flyttar någon ändras rumsnumret i katalogen, och nästa gång sidan öppnas sitter personen på sin nya plats. Ingen behöver uppdatera något.

Varför bygga den i Microsoft 365?

För att allt den behöver redan finns där. Inloggningen är den vanliga, behörigheterna är SharePoints, och personuppgifterna lämnar aldrig organisationens egen miljö. Lösningen behöver bara två läsbehörigheter i Microsoft Graph: att läsa användare och att läsa närvaro.

Konferensrum och skrivare kan läggas till på samma sätt. I stället för att koppla in fler tjänster skrivs rummets platser och utrustning in i ritningen själv, osynligt, som titel och beskrivning på objektet. Då går rummen att söka fram och felanmäla, utan en enda ny behörighet.

Det svåra är typografin

En planritning är tät. På ett öppet kontor är ett namn ofta dubbelt så brett som avståndet mellan två skrivbord, och då krockar etiketterna. Att göra texten mindre hjälper inte, den blir oläslig innan krockarna försvinner.

Siffrorna kommer från en våning med 104 personer i ett projekt vi byggt. Lösningen blev att korta namnen bara där de faktiskt krockar, och att visa efternamnets initial bara när det sitter en namne i närheten. Zoomar man in kommer de fulla namnen tillbaka av sig själva.

Vad som krävs för att komma igång

1. Ritningarna i SVG, en per våning. De flesta CAD-program kan exportera dem.
2. Rumsnumret i katalogen, i det fält där organisationen redan har det. Lösningen låter administratören välja fältet och prova innan något sparas.
3. En egen sajt i SharePoint, med medarbetarna som läsare och en grupp som administratörer.

Vi byggde en sådan planritning åt ett finansbolag med kontor i flera länder. Den finns som case i portfolion, med bilder tagna mot ett påhittat kontor.