How do you build a digital workplace with Microsoft 365?

A digital workplace in Microsoft 365 is built by combining SharePoint intranets, Teams structures, Copilot and Power Platform with a clear change management strategy. We design the solution around your needs, roll it out in stages and secure adoption through training and champion networks.

What does a Microsoft 365 consultant do?

A Microsoft 365 consultant helps organisations strategically implement and optimise their Microsoft 365 environment. This includes SharePoint intranets, Teams collaboration spaces, AI implementation with Copilot, governance, licence management and change management that ensures the investment delivers real value.

What is change management in digital transformation?

Change management in digital transformation is about ensuring employees actually use new digital tools and ways of working. It includes adoption programmes, training, champion networks and measurement of user behaviour to make sure the digital change lands and sticks.

What is Microsoft Copilot and how can it help my organisation?

Microsoft Copilot is an AI assistant integrated into Microsoft 365 apps like Word, Excel, Teams and Outlook. It helps employees work faster by drafting documents, summarising meetings, analysing data and automating repetitive tasks. A structured implementation with proper change management is key to getting real value from Copilot.

How long does a digital workplace project take?

A typical digital workplace project runs between 4 and 16 weeks depending on scope. We deliver in stages, each one testable and usable, so you see value early. Ongoing managed services ensure the solution evolves with your needs.

Mallar för Teams och SharePoint: så bygger ni dem rätt

En bra mall avgör namnet, strukturen, reglerna och livslängden för varje ny samarbetsyta, och ingen behöver tänka på det. Så bygger ni mallar för team, sajter och paket, steg för steg.

Teams har inbyggda mallar, och de är en bra början: ett projektteam med några kanaler, en mall för onboarding. Men en mall som bara bestämmer kanalerna löser bara en del av problemet. Det som gör ytor svåra att hitta och svåra att städa är namnet, ägaren, gästerna och att ingen bestämt när ytan ska ta slut.

En mall som håller bestämmer allt det på en gång.

En mall i fem lager

01TypTeam, sajt, plan

02NamnPrefix och regler

03StrukturKanaler och mappar

04ReglerGäster och delning

05LivslängdFörfall och granskning

Typ

Börja med vad ytan ska vara. Ett team för samarbete med chatt och kanaler, en kommunikationssajt för att publicera, en plan för uppgifter, en community för bred diskussion, eller ett paket där flera skapas tillsammans med samma namn.

Namn

Ett prefix per mall, som PRJ, KUND eller AVD, följt av ett namn användaren väljer. Sätt en minsta och största längd, så att "x" och tvåradiga namn inte kommer igenom. Prefixet ska sättas av mallen, inte skrivas av användaren.

Struktur

Kanalerna och mapparna som alla ytor av den typen ska ha. Håll det kort: tre eller fyra kanaler, och mappar som speglar arbetet, till exempel Avtal, Leveranser och Möten. Ju fler som är lika, desto lättare att hitta.

Regler

Ska ytan vara privat? Får gäster bjudas in, och i så fall efter godkännande? Får filer delas utanför organisationen? Standarden ska vara den strikta, och mallen öppnar upp där typen kräver det.

Livslängd

Har ytan ett slut, som ett projekt, får den ett förfallodatum som går att förlänga. Har den inte det, som en avdelning, får den ändå en granskning med jämna mellanrum. En yta som aldrig upphör ska vara ett beslut, inte något som bara blev.

Tre exempel

Mall	Typ	Prefix	Gäster	Livslängd
Projektteam	Team	PRJ	Nej	1 år, kan förlängas
Kundprojekt	Paket: team, sajt, plan	KUND	Efter godkännande	180 dagar, kan förlängas
Avdelningssajt	Kommunikationssajt	AVD	Nej	Granskas var 90:e dag

Ändra mallen utan att ändra det som finns

Mallar förändras. När ni lägger till en kanal ska det gälla nästa yta, inte flytta om i de som redan används. Annars blir varje mallförändring en störning för alla som jobbar i ytorna.

I TeamGenerator sitter allt det här i mallhanteraren: typ, kategori, prefix, kanaler, mappar, gästregler, extern delning, godkännande och livslängd. Användaren ser mallens kanaler, mappar och spelregler bredvid beställningen, så att det aldrig är en överraskning vad ytan får. Varför mallar fungerar bättre än att stänga av står i ordning och reda i Teams.

Vanliga frågor

Vad ska en mall för Teams innehålla?

Typ av yta, namnstandard med prefix, kanaler och mappar, regler för gäster och extern delning, om ytan kräver godkännande och hur länge den ska leva.

Hur många kanaler ska ett team ha från start?

Tre eller fyra. Fler kanaler från start gör det svårare att veta var saker ska ligga, och användarna kan lägga till fler när behovet finns.

Kan en mall skapa både ett team och en SharePoint-sajt?

Ett team har alltid en SharePoint-sajt bakom sig. En mall kan dessutom skapa ett paket med team, separata sajter och planer, med samma namn överallt.

Vad händer med befintliga team när mallen ändras?

Inget, om mallen är byggd rätt. Ändringen gäller nästa yta som skapas, så att ingen får sin yta omflyttad mitt i arbetet.