Varför är det så svårt att hitta saker i Microsoft 365?

Någon säger att avtalet ligger i Teams. Du öppnar Teams och hittar tre team med nästan samma namn. Avtalet ligger i inget av dem, för det delades i en chatt, vilket betyder att det egentligen ligger i någons OneDrive. Tio minuter senare har du det, och du vet fortfarande inte vilken version som gäller.

Det är inte du som letar fel. Microsoft 365 är byggt så.

Samarbetet bor i flera appar samtidigt

Ett team i Teams är en grupp i Microsoft 365, och bakom teamet finns en SharePoint-webbplats där filerna faktiskt ligger. En plan i Planner kan höra till ett team, eller till en grupp utan team. En kommunikationssajt i SharePoint har inget team alls. En community i Viva Engage är ännu en grupp. Filer som delas i en chatt hamnar i avsändarens OneDrive.

Varje app gör sitt jobb bra. Problemet är att varje app bara visar sitt eget. Teams listar team, inte sajter. SharePoint listar sajter, men inte planerna. OneDrive har en lista över det som delats med dig, men den säger inget om vilken yta filen hör till. Den som vill se allt man har tillgång till får öppna fem appar och pussla ihop det själv.

Tre saker som gör det värre med tiden

1. Fler ytor än arbete. När alla får skapa team skapas team för varje möte, varje idé och varje kund, och få av dem stängs.
2. Namn som inte säger något. "Projekt", "Projekt 2" och "Projektgruppen" är tre olika team. Ingen namnstandard betyder att sökningen ger fel träff först.
3. Filer som delas i stället för att läggas på rätt ställe. Det går fort att dela en fil i en chatt. Sedan finns den på två ställen, eller på fel ställe.

Lösningen är en vy, inte ännu en app

Att be folk att lägga filer på rätt ställe hjälper lite. Det som hjälper mest är att ge dem en plats där allt syns: alla team, sajter, planer och communities man är med i, och alla filer som delats med en, oavsett varifrån. Inte som en ersättning för Teams och SharePoint, utan som en karta över dem.

Det är så vi byggde TeamGenerator. Min översikt visar användarens alla ytor med typ, och låter dem samla de viktigaste i egna samlingar. Delade filer visar allt som delats med användaren i en lista, med var det delades från, av vem och när. Sökningen tar flera ord, så "anna budget" hittar Annas budgetfil även om man inte minns i vilket team den låg.

Och sedan: färre ytor att leta i

En bra översikt gör det lättare att hitta. Färre och bättre namngivna ytor gör det lättare att slippa leta. Därför hör översikten ihop med två andra saker: mallar som ger varje ny yta ett namn som säger vad den är, och en granskning som ser till att ytor som inte används arkiveras. Mer om det i ordning och reda i Teams.